Anleitung Folderflow
Hier wird Ihnen gezeigt, wie Sie den Folderflow einrichten/konfigurieren können.
Anlegen FolderFlow-Ordner
Sie können jeden beliebigen erreichbaren Ort in Ihrem Netzwerk ansteuern.
WICHTIG: Sie können im Ordner "FolderFlow" beliebig viele Unterordner anlegen, die überwacht werden sollen.

NEU 03/2020: Im Fehlerfall wird parallel zum Ordner "FolderFlow" ein Ordner "FolderFlow_ERROR" angelegt, wenn er noch nicht existiert. Fehlerhafte Dateien werden je nach ihrem Dateipfad unterhalb von "FolderFlow" in einen entsprechenden Dateipfad unterhalb von "FolderFlow_ERROR" abgelegt, der bei Bedarf ebenfalls neu angelegt wird.
Konfiguration FolderFlow
Öffnen Sie zuerst den INI-Admin und wählen Sie Ihren ausgewählten Benutzer aus (Default: Auto, ARQ [aaq] {Emuid: aaaaaa}).
Anschließend tragen Sie den von Ihnen festgelegten "FolderFlow" Pfad entsprechend ein.

Nun melden Sie sich im InfoOffice-Administrator an und klicken auf Administration/Folderflow.

Wählen Sie den entsprechenden Datei-Ordner, die ContainerID (IO-ordner), das Topic und das jeweilige Recht aus.
NEU 2016: Im Topic kann nun eine Variable gesetzt werden $fileName, hierbei wird der Dateiname ohne Dateierweiterung mit in das Topic übernommen.
NEU 2019: "$subject" und "$subjectOrFileName" (letzteres nimmt den Mailbetreff bei .msg- und .eml-Dateien und den Dateinamen bei PDFs und CSVs).
NEU 12/2019: Mit dem Eintrag "$pak" in der Topic-Konfiguration arbeitet FolderFlow im PAK-Archiv-Modus. Hier werden User, Container, Topic, Recht und Suchdatum für eine PDF-Datei anhand einer mitgelieferten Indexdatei festgelegt. Näheres dazu im Abschnitt "PAK-Archiv-Modus".
NEU 03/2020: Mit dem Eintrag "$ini1" in der Topic-Konfiguration arbeitet FolderFlow im Ini1-Modus. Hier können Mandant, Container, Topic, Recht, Suchdatum, Mappe und DocumentGUID für eine PDF-Datei anhand einer mitgelieferten Indexdatei festgelegt werden. Näheres dazu im Abschnitt "Ini1-Modus".
Anschließend gehen Sie in die Dienste Übersicht (Services).
Wählen Sie nun Ihren entsprechenden Mandanten aus und fügen Sie den Dienst "FolderFlow" hinzu.

Im Server-Installationsverzeichnis befindet sich eine dateitypen_muster.txt. Diese können Sie umbenennen in dateitypen.txt.
Diese bearbeitet die entsprechenden Dateiendungen und sieht in der Regel wie folgt aus:

Anschließend kopieren Sie den Pfad der Datei und fügen Ihn bei FORMATCONFIGFILEPATH ein.

Wenn bei Ihnen auch Anhänge vorhanden sind, dann können Sie hierfür auch die attachment.txt erstellen und den Pfad einfügen.
Anschließend noch ein Haken bei AutoCreate und bei AutoStart damit der Dienst beim Neustart der InfoOffice Dienste mit gestartet wird.
Bei Emuid sehen Sie die ID des Benutzer, auf welchem der InfoOffice Folderflow-Pfad hinterlegt ist.
PAK-Archiv-Modus
Dieser Modus wird ausgeführt, wenn das konfigurierte Topic für den Folderflow-Pfad den Eintrag "$pak" enthält. Hier werden Container, Topic, Recht und Suchdatum für eine PDF-Datei anhand einer mitgelieferten, auf bestimmte Weise befüllten Indexdatei festgelegt.
Die Indexdatei ist eine Textdatei, der Dateiname bildet sich aus dem Namen der zugehörigen PDF-Datei mit zusätzlich angehängter Endung "".txt", d.h. wenn die PDF-Datei "beispiel.pdf" heißt, heißt die Indexdatei "beispiel.pdf.txt".
In der Zeile 3 der Indexdatei steht das Benutzerkürzel; in Zeile 6 steht die Dokumentenart als Kürzel in Klammern, gefolgt von der Bezeichnung der Dokumentenart im Klartext; in Zeile 7 steht die Dokumentennummer (Rechnungsnummer o.ä.); in Zeile 8 steht das Dokumentendatum und in Zeile 27 steht ab Position 3 die Containernummer, eventuell gefolgt von weiteren Angaben. Alle weiteren Inhalte der Indexdatei werden von FolderFlow ignoriert.
Containernummer und Dokumentendatum als Suchdatum werden direkt übernommen. Das Topic wird zusammengesetzt nach dem Schema
([Dokumentenartkürzel]) [Dokumentennummer] ; [Dokumentendatum] [Benutzerkürzel] [Benutzerkürzel]
Das Dokumentenrecht wird wie folgt vergeben: Recht 11 bei Dokumentenartkürzel "KRECH", "KGUTS", "KPRAN", "KPRKA", "KREAZ", "KMAHN" oder "KREHA"; Recht 8 bei Dokumentenartkürzel "KLSCH", "LBANF", "LBEST", "LRABE", "LBEFR", "LLAMA", "LBELA", "LBEMD" oder "LABMA"; Recht 9 in allen anderen Fällen.
Wird keine Indexdatei vorgefunden, dann wird das vorgegebene Topic aus der Konfiguration übernommen, wobei die Variable "$pak" durch den leeren String ersetzt wird. Auch Recht und Container werden in diesem Fall gemäß Eintrag in der Folderflowpfad-Konfiguration gesetzt.
Ini1-Modus
Mit dem Eintrag "$ini1" in der Topic-Konfiguration arbeitet FolderFlow im Ini1-Modus. Hier können Mandant, Container, Topic, Recht, Suchdatum, Mappe und DocumentGUID für eine PDF-Datei anhand einer mitgelieferten Indexdatei festgelegt werden.
Die Indexdatei ist eine Textdatei, der Dateiname bildet sich aus dem Namen der zugehörigen PDF-Datei mit stattdessen angehängter Endung ".txt", d.h. wenn die PDF-Datei "beispiel.pdf" heißt, heißt die Indexdatei "beispiel.txt".
Der Inhalt der Indexdatei ist nach Art einer Ini-Datei aufgebaut. Zeilen, die kein Gleichheitszeichen oder ein unbekanntes Schlüsselwort enthalten, werden ignoriert. Als Schlüsselworte werden verarbeitet:
- Container (Default: -1)
- Datum
- GUID (optional)
- Recht
- Mappe (optional)
- Tenant (muss mit dem aktiven Mandanten übereinstimmen, sonst wird die ganze Indexdatei ignoriert)
- Topic
- Topic2 (optional)
Die Reihenfolge ist egal. Beispiel für den Inhalt einer Indexdatei:
[Tilde]
Container=100000
Recht=3
Topic=ein schönes Topic
Datum=24.03.2020
Topic2=Text AR-WFL
Mappe=Mappenname\Untermappe
GUID=12345678-1234-1234-1234-123456789012
Tenant=3
Ergebnis des Topic in t_movearq ist dann:
ein schönes Topic | Text AR-WFL #M#Mappenname\Untermappe
Wird keine Indexdatei vorgefunden oder stimmt der eingetragene Mandant nicht, dann wird das vorgegebene Topic aus der Konfiguration übernommen, wobei die Variable "$ini1" durch den leeren String ersetzt wird. Auch Recht und Container werden in diesem Fall gemäß Eintrag in der Folderflowpfad-Konfiguration gesetzt.
Folderflow ACIV-Modus
Der ACIV-Modus ähnelt der Einrichtung des normalen Folderflows. Hierbei den Belegtyp 1:1 aus der ACIV Tabelle eintragen und das Recht festlegen.
Folderflow ACIV-Modus
Der ACIV-Modus ähnelt der Einrichtung des normalen Folderflows. Hierbei den Belegtyp 1:1 aus der ACIV Tabelle eintragen und das Recht festlegen.
XML1-Modus
Mit dem Eintrag "$xml1" in der Topic-Konfiguration arbeitet FolderFlow im XML1-Modus. Hier können Mandant, Container, Topic, Suchdatum und Mappe für eine PDF-Datei anhand einer mitgelieferten Indexdatei im XML- Format festgelegt werden.
Die Indexdatei ist eine Textdatei, der Dateiname bildet sich aus dem Namen der zugehörigen PDF-Datei mit zusätzlich angehängter Endung ".xml", d.h. wenn die PDF-Datei "beispiel.pdf" heißt, heißt die Indexdatei "beispiel.pdf.xml". Die Datei dateitypen.txt muss den Eintrag ".pdf", aber darf nicht den Eintrag ".xml" enthalten.
Folgende XML-Tags werden verarbeitet (die Reihenfolge ist egal):
- Paarige Tags, als Wert wird der Inhalt zwischen öffnendem und schließendem Tag ausgelesen:
- DisplayName: Inhalt wird Topic 1
- UserCategory: Inhalt wird Topic 2
- FileDate: Inhalt wird Suchdatum
- AddressNr: Inhalt wird Kundennummer
- CustAddrRef: Container wird anhand von Inhalt ermittelt (inhalt stimmt überein mit Datenbankfeld t_customer.CustomerAlphaID), alternativ zu Verwendung von AddressNr
- ProjectNr: Inhalt wird Mappe (Name)
- Unpaarige Tags mit Attribut:
- Mandant: Wert des Attributs "Ident" wird Mandant
Alle anderen Tags werden ignoriert.
Beispiel 1 für den Inhalt einer Indexdatei:
Ergebnis des Topic in t_movearq ist dann:
Allgemein 1 | Sonstige
Beispiel 2 für den Inhalt einer Indexdatei:
Ergebnis des Topic in t_movearq ist dann:
AN/1212 (09.12.2019) | Angebot #M#/8484
Alle nicht über die Indexdatei vorgegebenen Werte werden aus der Folderflowpfad -Konfiguration übernommen, wobei im Topic die Variable "$xml1" durch den leeren String ersetzt wird.
PDFDWG-Modus
Dieser Modus wird ausgeführt, wenn das konfigurierte Topic für den Folderflow-Pfad den Eintrag "$pdfdwg" enthält. In diesem Modus wird beim Archivieren einer PDF-Datei eine – bis auf die Dateiendung – gleichnamige DWG-Datei, sofern vorhanden, mit archiviert und die beiden Dateien aneinandergetackert. Container, Topic, Recht und Mappe werden entsprechend der Folderflowpfad-Konfiguration gesetzt, wobei die Variable "$pdfdwg" im Topic durch den leeren String ersetzt wird. Die Datei dateitypen.txt muss den Eintrag ".pdf", aber darf nicht den Eintrag ".dwg" enthalten.
TildeAtt-Modus
Dieser Modus wird ausgeführt, wenn das konfigurierte Topic für den Folderflow-Pfad den Eintrag "$tildeatt" enthält. Hier wird in E-Mail-Anhängen vom PDF-Format zusätzlich der TildeString (siehe PDF Capture) ausgelesen und der jeweilige entsprechend archiviert. Dazu muss natürlich die Datei dateitypen.txt mindestens einen der Einträge ".eml" und/oder ".msg" sowie die Datei mailattachments.txt den Eintrag ".pdf" enthalten. PDF- Mailanhänge ohne Tildestring werden mit den Werten der Parent-E-Mail archiviert. Die Variable "$tildeatt" im Topic wird – insbesondere bei der Parent-E-Mail – durch den leeren String ersetzt, falls das Topic nicht durch den TildeString vorgegeben wird.