Dokumente

Jedes Dokument, das Sie in InfoOffice archivieren, benötigt ein "Dokumentenrecht".

Mit Hilfe dieser Rechte regeln Sie den Zugriff Ihrer Benutzer/ Gruppen auf die archivierten Dokumente. Nur diejenigen mit dem entsprechenden Recht dürfen "Ihre" Dokumente anschauen.

Unter "Dokumentenklassen" erstellen Sie Ihre verschiedenen Rechtearten; unter "Berechtigungen" wenden Sie diese auf die Benutzer/ Gruppen an.

Dokumentenklassen

Wählen Sie den Tab "Dokumentenklassen" aus.

Um eine neue Art von Recht anzulegen, vergeben Sie einen entsprechenden Namen.

Die Kommentarspalte ist später nicht sichtbar, Sie kann der Administration den Überblick erleichtern.

Nach Ablauf des Verfallsdatums werden die Dokumente nicht mehr angezeigt (werden nicht gelöscht!).

Standardmäßig sind hier 15 Jahre ausgewählt.

Berechtigungen

Im Tab "Berechtigungen" wenden Sie nun Ihre erstellten Dokumentenklassen auf die Benutzer/ Gruppen an.

Die Schreibrechte benötigen Sie um Dokumente mit diesem Recht zu Archivieren mit den Modulen InfoOffice Eingang, InfoOffice Belegerkennung, IO Printer und den E-Mail-AddOn's.

Die Leserechte benötigen Sie, um später im InfoOffice Desktop Dokumente anschauen zu dürfen, die mit diesem Recht archiviert wurden.

Es kann vorkommen, dass es Benutzer gibt bei denen Lese- und Schreiberechte unterschiedlich ausfallen können.

Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus und erteilen die gewünschten Rechte.

Gruppenrechte eines Benutzers werden mit einem Viereck; persönliche Rechte mit einem Haken dargestellt.

Gelöschte Dokumente

Hier bekommen Sie eine Auflistung aller "gelöschten" Dokumente oder E-Mails.

Hier können Sie gelöschte Dokumente wieder einer Dokumentenklasse zuordnen.

Endgültig löschen

Bitte um Vorsicht bei der Benutzung dieser Funktion. Endgültig löschen löscht ihre Daten. Eine Wiederherstellung ist danach nicht mehr möglich.

Um ein Dokument zu löschen muss zum einen das Verfallsdatum erreicht sein und Sie müssen Zugang zu einem administrativen InfoOffice Benutzer besitzen.

Das Verfallsdatum ist in der Regel 15 Jahre nach der Archivierung.

Anschließend müssen Sie den Löschvorgang mit Ihrem Namen sowie einem Grund bestätigen.